Proposing a Poster

Remember to check the Proposal Guidelines, where you will find the steps to submit your proposal

2023 PYCON US POSTER SESSION

  • April 21st and 22nd during Expo Hall Hours
  • April 23rd during the Job Fair

During PyCon US 2023, we will celebrate projects large and small through our Poster Session, where dozens of creators will get to interact one-on-one with conference attendees.

The Poster Session is an excellent opportunity to present new ideas, topics, or projects and have one-on-one interactions with members of the Python community. It is held in the large event space to facilitate as many brief and interactive presentations as possible, so it is particularly well suited for topics of interest to a smaller subset of the community and often acts as an incubator for further discussion. In addition, the posters will be on display throughout the main conference in the Expo Hall so that all attendees will have a chance to view them.

Posters themselves are a graphical summary of your project and can be presented in a variety of visual modes to fit an 8-foot wide by 4-foot high (8′×4′) space. The most common form is a single printed poster 48 inches wide by 36 inches high (4′×3′) or several individual pages but other creative modes are encouraged. The presentation space is one side of a standalone poster board that you can tack posters or individual pages to (thumbtacks will be provided!). The presentation space also has regular conference WiFi and can include power on request for individual demos.

IMPORTANT DATES

  • October 18, 2022 — Call for poster proposals.
  • December 11, 2022 — Poster proposals due.
  • January 11-13, 2023 — Poster notifications sent.
  • January 20, 2023 — Deadline to confirm participation.
  • February 28, 2023 — The schedule is posted here on the PyCon US website.

You will be able to propose poster sessions beginning on October 18, 2022. To submit a proposal, visit the main Speaking page!

A poster proposal may include one additional author but they will also need to create their own account. The primary author should first submit the proposal and then they can add one additional author. Please note that you may only submit one proposal, regardless of whether you are listed as the primary author or as an additional author.

PyConUS does not want expenses to discourage you from submitting a proposal, and offers presenter grants to ensure that anyone can present at PyCon US. When you create a speaker profile, check the box to indicate that you require a speaker grant. This is not seen by the proposal reviewers and does not affect the review of your proposal.

After proposals are selected, we’ll reach out to you regarding your needs. We understand situations can change and are here for you. If you have any questions, let us know at pycon-aid@python.org.

PROPOSING A POSTER

STEP ONE: CHOOSING A TOPIC

For general advice on developing and submitting a proposal please see :

Also, take a look at past poster sessions to get a sense of the breadth of topics.

If your questions still aren’t answered feel free to email the Posters team.

STEP TWO: THE POSTER PROPOSAL

There are five primary parts to a poster proposal:

  1. Title
  2. Description/Abstract
  3. Category
  4. Audience
  5. Notes

The title is the first thing your audience will see about your poster. Make it brief and descriptive—straight to the point is often the best bet!

The description or abstract will be published in the conference guide and promotional materials. Rather than giving an exhaustive summary, the abstract should provide enough descriptive information to convince your audience to come seek out your poster (~1-3 paragraphs). Note that the description is written in Markdown and can include links to other material.

Next, presenters will get to choose from a list of more than 20 possible categories to help attendees search and find topics that they are interested in. Please select the one you think best represents your poster topic.

You should then select the level—Just Getting Started, Some Experience, Advanced Experience, or Community Presentation—that you feel best represents the audience your poster will be targeted towards.

Finally, the "Notes" section is a place for presenters to communicate with the reviewers. You can use this space to describe anything you think might be relevant for us to help make you successful in your presentation. Additionally, you can include more materials related to your poster proposal that may help inform us about your topic.

STEP THREE: PREPARING A POSTER

If your proposal is accepted, you will then have to design or create your poster. Here are some general tips for designing your poster:

  • The title should be short and draw interest.
  • The title and any important information should be readable from 10 feet away so you will need to use a large font!. The remaining text should be readable from 3-4 feet away.
  • Content should be clear and to the point.
  • Use graphics, images, colors, headings, numbers, and bullets to bring visual interest.
  • Layout your work in an easy-to-follow narrative.
  • Use enough whitespace so your poster isn’t crowded!

Generally speaking, the poster should be 48" wide by 36" high since this is also the most cost effective to print. We recommend leaving a 1" white margin around the edge. You can use a variety of software to design your poster. We recommend Microsoft PowerPoint, Google Draw, or your favorite presentation software because they easily allow you to add basic shapes, text, and images to your document. Of course, you can also use the Adobe Creative Suite tools, Inkscape, or Gimp to design and layout your poster, though this is slightly more advanced.

For more information about designing posters, PosterNerd created this poster tutorial and also offers a variety of free templates. In addition, PosterNerd has also provided PyCon US a 10% discount which you can take advantage of by using this link. You may also find the tips and discussions on the Better Posters blog helpful.

Don’t forget to consider how you are going to get your poster to Salt Lake City as well! We recommend reaching out to the hotel where you will be staying to to see if they will allow you to ship the poster to your attention as a guest of the hotel and then pick it up when you arrive. You also have the option of printing your poster after you arrive in Salt Lake City, and you can find the contact information for two stores close to the convention center in the Frequently Asked Questions section below.

If you choose to have your poster shipped to your home, it’s important to consider how you will transport your poster to the conference to ensure that it doesn't get damaged during your trip.

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

We’re excited to present the Poster Session and we know you might have a lot of questions. Hopefully, we can cover them here, but for anything we missed, email us!

Q: WHAT IS A POSTER SESSION?

A poster session is a plenary session where each speaker is given space to display their work as a poster. During the session, speakers stand with their posters, and the audience circulates freely, seeking out the particular presentations they are interested in and talking directly to the presenter in small groups. For PyCon US 2023, posters will be displayed during open Expo Hall hours as well as a designated plenary poster session during the Job Fair. There will be space provided for posters up to 8’ wide by 4’ high in size. This video will give you an idea of what poster sessions are.

Q: WHAT MAKES A GOOD POSTER PRESENTATION?

First, a good proposal. Poster sessions are intended to give you the chance to present interesting ideas and start conversations with others. Additionally, proposal titles and abstracts are one of the major tools the audience will use to identify posters of interest, so it is important to communicate clearly.

Second, the poster itself. It is important to understand that a poster is neither a paper nor a slideshow. The poster isn’t there for the audience to just read—it is a visual aid for you to use in creating a quick, engaging impromptu presentation, and to refer to in answering questions and fueling discussion. Use this session as a way to make connections with people that you can continue through the open spaces or informally during the conference.

Q: CAN I SUBMIT BOTH A POSTER AND A TALK PROPOSAL?

Absolutely! We encourage everyone to submit a poster proposal even if they have also submitted a talk proposal. If both are accepted, authors can adapt their presentations to make the best use of each venue. Even if a talk proposal can not be accommodated by the program committee, it may still be well suited for a poster presentation.

Q: HOW GOOD DO THE POSTERS HAVE TO BE?

Alternatively:

  • How professional do the posters need to look?
  • How much money do I need to spend on the poster?

The poster session is about facilitating one-on-one interactive presentations with an interested audience; therefore, we encourage you to spend more time considering how best to organize and show your work. For example, a well-structured, well-organized collection of individual sheets of paper tacked to the board can be as effective as a professionally printed poster.

You are highly encouraged to take the time to look at some of the posters from previous years that are linked to above. Were there certain formats or layouts that you found easier to follow? For the posters you found most engaging, what type of attributes did they share? And for the posters that were difficult to follow or that were less appealing, what do you think the presenter could have done differently to improve it? Taking the time to think through these questions will help you plan out how to best layout and present your own work.

As for the cost, generally speaking, posters are 48″ wide by 36″ high (4’x3’) and can be printed for around USD $70.00. PosterNerd also offers PyCon US presenters 10% off if you use this link. Posters that have a large number of images and short, to-the-point text are excellent. Don’t be afraid of box and line diagrams or using photographs in your poster!

If you’re still worried about the cost of printing your poster, please email us and we’ll see what we can do to help.

Q: DOES MY POSTER NEED TO BE IN ENGLISH?

Nope! If you feel there will be a significant audience for your poster in a foreign language, you may implement your poster in that language. The difficulty is that the reviewers won’t necessarily speak or understand the language that you’re presenting. Clear communication with us is necessary if you’re interested in presenting in a language we don’t understand. And of course, you will need to adhere to the code of conduct even in a different language.

Q. IF I AM DOING A DEMO WITH MY POSTER, IS IT POSSIBLE TO GET ADDITIONAL SUPPLIES?

During the Poster Session, each poster display will have power, a small table, and chairs. If you need additional supplies, such as a flip chart or markers, please include this information in the “Notes” field in the Poster proposal form where you can enter your additional needs.

Q. IS THERE A PLACE IN SALT LAKE CITY WHERE I CAN PRINT MY POSTER INSTEAD OF USING THE GROUP SHIPPING OPTION OR HAVING TO BRING IT WITH ME?

Yes, our committee found these locations:

FedEx Office Print & Ship Center
19 E 200 S
Salt Lake City, UT 84111
(801) 533-9444

More details and schedule
Directions

UPS Store
32 West 200 South
Salt Lake City, UT 84101
(801) 363-7100
More details and schedule
Directions

SESIÓN DE PÓSTERES PYCON US 2023

  • 21 y 22 de abril en Horario de Expo
  • 23 de abril durante la Feria de Empleo

Durante PyCon US 2023, celebraremos proyectos grandes y pequeños a través de nuestra sesión de posters, donde docenas de personas creadoras podrán interactuar una a una con quienes asisten a la conferencia.

La sesión de pósteres es una excelente oportunidad para presentar nuevas ideas, temas o proyectos y tener interacciones uno a uno con personas de la comunidad de Python. Se lleva a cabo en el espacio de eventos grande para facilitar la mayor cantidad posible de presentaciones breves e interactivas, por lo que es particularmente adecuado para temas de interés para un subconjunto más pequeño de la comunidad y, a menudo, actúa como una incubadora para discusiones posteriores. Además, los pósteres estarán en exhibición durante la conferencia principal en el Expo Hall para que quienes asistente tengan la oportunidad de verlos.

Los pósteres en sí mismos son un resumen gráfico de tu proyecto y se pueden presentar en una variedad de modos visuales para adaptarse a un espacio de 8 pies de ancho por 4 pies de alto (8′×4′). La forma más común es un solo póster impreso de 48 pulgadas de ancho por 36 pulgadas de alto (4′×3′) o varias páginas individuales, pero se recomiendan otros modos creativos. El espacio de presentación es un lado de una cartulina independiente a la que puede pegar pósteres o páginas individuales (¡se proporcionarán chinchetas!). El espacio de presentación también tiene WiFi para conferencias regulares y puede incluir energía a pedido para demostraciones individuales.

FECHAS IMPORTANTES

  • 18 de octubre de 2022 — Convocatoria de propuestas de pósteres.
  • 11 de diciembre de 2022: vencimiento de las propuestas de pósteres.
  • 11-13 de enero de 2023: se anuncian los pósteres.
  • 18 de enero de 2023 — Fecha límite para confirmar la participación.
  • 28 de febrero de 2023: el calendario se publica aquí en el sitio web de PyCon US

Podrás proponer sesiones de pósteres a partir del 18 de octubre de 2022. Para enviar una propuesta, visite la página principal de Speaking.

Una propuesta de póster puede incluir una persona adicional (con autoría), pero también deberá crear su propia cuenta. La autora (o autor) principal primero debe enviar la propuesta y luego puede agregar uno adicional. Tenga en cuenta que solo puede enviar una propuesta, independientemente de si figura con autoría principal o con autoría adicional.

PyConUS no quiere que los gastos te desanimen a enviar una propuesta y ofrece subvenciones para presentadores para garantizar que cualquiera puedas presentar en PyCon US. Cuando crees un perfil de ponente, marca la casilla para indicar que necesitas una subvención de ponente. Esto no lo ven los revisores de propuestas y no afecta la revisión de tu propuesta.

Una vez seleccionadas las propuestas, nos pondremos en contacto contigo en relación con tus necesidades. Entendemos que las situaciones pueden cambiar y estamos aquí para ayudarte. Si tiene alguna pregunta, haznos saber en pycon-aid@python.org.

PROPUESTA DE PÓSTERES

PASO UNO: ELEGIR UN TEMA

Para obtener consejos generales sobre el desarrollo y la presentación de una propuesta, consulta:

Además, echa un vistazo a las sesiones de pósteres anteriores para tener una idea de la amplitud de los temas.

Si tus preguntas aún no han sido respondidas, no dudes en enviar un correo electrónico al equipo de Pósteres.

PASO DOS: LA PROPUESTA DEL PÓSTER

Hay cinco partes principales en una propuesta de póster:

  1. Título
  2. Descripción/Resumen
  3. Categoría
  4. Audiencia
  5. Notas adicionales

El título es lo primero que verá tu audiencia sobre tu póster. Házlo breve y descriptivo: ¡ir directamente al grano suele ser la mejor opción!

La descripción o resumen se publicará en la guía de la conferencia y en los materiales promocionales. En lugar de dar un resumen exhaustivo, el resumen debe proporcionar suficiente información descriptiva para convencer a tu audiencia de buscar tu póster (~ 1-3 párrafos). Ten en cuenta que la descripción está escrita en Markdown y puede incluir enlaces a otro material.

A continuación, quienes presentan podrán elegir de una lista de más de 20 categorías posibles para ayudar a los asistentes a buscar y encontrar temas que les interesen. Selecciona el que crea que representa mejor el tema de tu póster.

Luego debes seleccionar el nivel que crea que representa mejor a la audiencia a la que se dirigirá tu póster.

Finalmente, la sección "Notas adicionales" es un lugar para que quienes presentan se comuniquen con los revisores. Puede usar este espacio para describir cualquier cosa que crea que podría ser relevante para nosotros para ayudarlo a tener éxito en tu presentación. Adicionalmente, puedes incluir más materiales relacionados con tu propuesta de póster que puedan ayudarnos a informarnos sobre tu tema.

PASO TRES: PREPARACIÓN DE UN PÓSTER

Si tu propuesta es aceptada, tendrás que diseñar o crear tu póster. Aquí hay algunos consejos generales para diseñar tu póster:

  • El título debe ser breve y generar interés.
  • El título y cualquier información importante deben poder leerse a una distancia de 10 pies, por lo que deberás usar una fuente grande. El texto restante debe ser legible a una distancia de 3 a 4 pies.
  • El contenido debe ser claro y al punto.
  • Usa gráficos, imágenes, colores, encabezados, números y viñetas para generar interés visual.
  • Diseña tu trabajo en una narrativa fácil de seguir.
  • ¡Usa suficientes espacios en blanco para que tu póster no esté abarrotado!

En términos generales, el póster debe tener 48" de ancho por 36" de alto, ya que también es el más rentable para imprimir. Recomendamos dejar un margen blanco de 1" alrededor del borde. Puedes usar una variedad de software para diseñar tu póster. Recomendamos Microsoft PowerPoint, Google Draw o tu software de presentación favorito porque te permiten agregar fácilmente formas, texto e imágenes básicas a tu documento. Por supuesto, también puedes usar las herramientas de Adobe Creative Suite, Inkscape o Gimp para diseñar y maquetar tu póster, aunque esto es un poco más avanzado.

Para obtener más información sobre el diseño de pósteres, PosterNerd creó este tutorial de pósteres y también ofrece una variedad de plantillas gratuitas. Además, PosterNerd también ha proporcionado a PyCon US un 10% de descuento que puede aprovechar utilizando este enlace.

¡No olvides considerar cómo vas a llevar tu póster a Salt Lake City también! Recomendamos comunicarse con el hotel donde te hospedarás para ver si te permitirán enviar el póster a tu atención como huésped del hotel y luego recogerlo cuando llegue. También tienes la opción de imprimir tu póster después de llegar a Salt Lake City, y puedes encontrar la información de contacto de dos tiendas cerca del centro de convenciones en la sección de Preguntas frecuentes a continuación.

Si eliges que te envíen tu póster a tu hogar, es importante considerar cómo transportarás tu póster a la conferencia para asegurarse de que no se dañe durante tu viaje.

PREGUNTAS FRECUENTES

Tenemos mucha emoción de presentar la sesión de pósteres y sabemos que es posible que tengas muchas preguntas. Con suerte, podemos cubrirlas aquí, pero para cualquier cosa que olvidamos, ¡envíanos un correo electrónico!

P: ¿QUÉ ES UNA SESIÓN DE PÓSTERES?

Una sesión de pósteres es una sesión plenaria en la que a cada ponente se le da espacio para mostrar tu trabajo como un póster. Durante la sesión, quienes exponen se paran con sus pósteres y la audiencia circula libremente, buscando las presentaciones particulares que les interesan y hablando directamente con quien presenta en pequeños grupos. Para PyCon US 2023, los pósteres se exhibirán durante el horario de apertura del Expo Hall, así como una sesión plenaria designada de pósteres durante la Feria de Empleo. Habrá espacio para pósteres de hasta 8 pies de ancho por 4 pies de alto. Este vídeo te dará una idea de lo que son las sesiones de póster.

P: ¿QUÉ HACE UNA BUENA PRESENTACIÓN EN PÓSTER?

Primero, una buena propuesta. Las sesiones de pósteres están destinadas a darle la oportunidad de presentar ideas interesantes y comenzar conversaciones con otros. Además, los títulos y resúmenes de las propuestas son una de las principales herramientas que la audiencia utilizará para identificar pósteres de interés, por lo que es importante comunicarlos con claridad.

En segundo lugar, el póster en sí. Es importante comprender que un póster no es un artículo ni una presentación de diapositivas. El afiche no está ahí para que la audiencia simplemente lo lea, es una ayuda visual que puede usar para crear una presentación improvisada rápida y atractiva, y como referencia para responder preguntas y fomentar la discusión. Usa esta sesión como una forma de hacer conexiones con personas que puede continuar a través de los espacios abiertos o de manera informal durante la conferencia.

P: ¿PUEDO ENVIAR UN PÓSTER Y UNA PROPUESTA DE CHARLA?

¡Absolutamente! Alentamos a todas las personas a enviar una propuesta de póster, incluso si también han enviado una propuesta de charla. Si se aceptan ambos, quienes exponen pueden adaptar sus presentaciones para hacer el mejor uso de cada lugar. Incluso si el comité del programa no puede acomodar una propuesta de charla, aún puede ser adecuada para una presentación de póster.

P: ¿CUÁN BUENOS DEBEN SER LOS PÓSTERES?

Alternativamente:

¿Qué tan profesionales deben verse los pósteres?

¿Cuánto dinero necesito para gastar en el póster?

La sesión de pósteres trata de facilitar presentaciones interactivas uno a uno con una audiencia interesada; por lo tanto, lo alentamos a que dedique más tiempo a considerar la mejor manera de organizar y mostrar tu trabajo. Por ejemplo, una colección bien estructurada y organizada de hojas de papel individuales pegadas a la pizarra puede ser tan eficaz como un póster impreso profesionalmente.

Le recomendamos encarecidamente que te tomes el tiempo para mirar algunos de los pósteres de años anteriores que están vinculados arriba. ¿Hubo ciertos formatos o diseños que le resultaron más fáciles de seguir? Para los pósteres que encontraste más atractivos, ¿qué tipo de atributos compartieron? Y para los pósteres que eran difíciles de seguir o que eran menos atractivos, ¿qué crees que quien presentaba podría haber hecho diferente para mejorarlo? Tomarse el tiempo para pensar en estas preguntas te ayudarán a planificar cómo diseñar y presentar mejor tu propio trabajo.

En cuanto al costo, en términos generales, los pósteres miden 48″ de ancho por 36″ de alto (4’x3’) y se pueden imprimir por alrededor de USD $70.00. PosterNerd puede ofrecer descuentos para la impresión, tendremos más detalles más cerca del evento. Los pósteres que tienen una gran cantidad de imágenes y un texto breve y directo son excelentes. ¡No tengas miedo de los diagramas de caja y de líneas o de usar fotografías en tu póster!

Si aún te preocupa el costo de imprimir tu póster, envíanos un correo electrónico y veremos qué podemos hacer para ayudarte.

P: ¿MI PÓSTER DEBE ESTAR EN INGLÉS?

¡No! Si cree que habrá una audiencia importante para tu póster en un idioma extranjero, puede implementar tu póster en ese idioma. La dificultad es que los revisores no necesariamente hablarán o entenderán el idioma que estás presentando. Es necesaria una comunicación clara con nosotros si tienes interés en presentar en un idioma que no entendemos. Y, por supuesto, deberás cumplir con el código de conducta incluso en un idioma diferente.

P. SI ESTOY HACIENDO UNA DEMOSTRACIÓN CON MI PÓSTER, ¿ES POSIBLE OBTENER SUMINISTROS ADICIONALES?

Durante la sesión de pósteres, cada exhibición de pósteres tendrá electricidad, una mesa pequeña y sillas. Si necesitas suministros adicionales, como un rotafolio ("flip chart") o marcadores, incluye esta información en el campo "Notas adicionales" en el formulario de propuesta de póster donde puede ingresar sus necesidades adicionales.

P. ¿HAY ALGÚN LUGAR EN SALT LAKE CITY DONDE PUEDO IMPRIMIR MI PÓSTER EN LUGAR DE UTILIZAR LA OPCIÓN DE ENVÍO EN GRUPO O TENER QUE TRAERLO CONMIGO?

Sí, nuestro comité encontró estos lugares:

FedEx Office Print & Ship Center
19 E 200 S
Salt Lake City, UT 84111
(801) 533-9444
More details and schedule
Directions

UPS Store
32 West 200 South
Salt Lake City, UT 84101
(801) 363-7100
More details and schedule
Directions